本日は、急成長ITベンチャー社長＆Youtuber のマコなり社長もおすすめする、文書の書き方の本を紹介します。
皆さんは自分の文章力に自信をお持ちでしょうか？
なかなか自分の文章力に100％の自信を持っている方は少ないのではないでしょうか。
また、どうすれば分かりやすく論理的な文章を書けるのかを教えてくれる人も近くになかなかいないかと思います。
そんな時に、倉島保美氏の「書く技術・伝える技術」はおすすめです。
本には下記3項目についてわかりやすくまとめられています。
本記事では本のエッセンスを抽出して、ご紹介します
【目次】
- 伝わる美自演す文章の条件 3点
- 文章の構成
- 文章を書く際に意識すべきポイント 7点
では、詳細の説明に入ります。
1. 伝わるビジネス文章の条件 3点
読み手に”伝わる”ビジネス文書を書くためには、下記3点を満たす必要があります。
伝達性：内容が効率よく伝わるか？
論理性：内容が論理的に構成されているか？
作業性：文章を早く書けるか？
上記の3点を満たすことで、読み手に内容を一読で理解してもらい、重要な情報を記憶に残せるような文章となります。
2. 文章の構成
伝達性、論理性、作業性を満たすため、文章の構成は①総論、②各論、③結論の3Stepで記載します。
①総論：目的と要約を述べる
②各論：構造的なパラグラフを用いて要約を詳細に説明する
③結論：要約文をもう一度の述べる
次に、実際に文章を書く際に意識すべきポイント7つを紹介します。
3. 文章を書く際に意識すべきポイント 7点
伝達性・論理性・作業性を満たすために重要なポイントは下記7つです。
1. 文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く
文章の冒頭に総論を書きます。
総論を書くことで読み手のメンタルモデル（これからどのような情報が展開されるかの想定図）を作ります。
2. 詳細情報はパラグラフを使って書く
文章は、構成単位ごとにパラグラフで区切ることで、読みやすくなります。
3. パラグラフの冒頭には要約文を書く
パラグラフの冒頭にも要約文を書くことで、メンタルモデルを作ります
メンタルモデルを作ることで、相手の記憶に残りやすくなる。
4. 文頭には既に述べた情報を書く
文章は、「既知」の情報から「未知」の情報へ繋がるようにします。
情報の流れを伝えることができ、読み手の理解度が高まります。
5. 並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
並列する情報は同じ構成・表現で書くことで、情報の漏れを防ぐことができるとともに、メンタルモデルに従って読むことができます。
6. 1つの文には1つのポイントだけを書く
内容を一読で理解することができるように、1つの文には1つのポイントのみを書きます。
7. 無駄なく、簡潔に書く
相手に最後まで文章を読んでもらうためには、無駄な情報を省くことが必須です。
また、情報が簡潔に整理されてる文章は、読み手の記憶に残りやすくなります。
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以上、本の内容を簡単にまとめてみました。
当たり前ではありますが、いかに読み手の負担を減らしつつ、読み手の記憶にメッセージを残すことが、行動を促すためのポイントとなります。
明日からは私も上記項目を意識して仕事に望みたいと思います。
